Кожна Agile команда не з чуток знає про планування Спринтів, щоденні Стендапи, Спринт Рев’ю та Ретроспективи. У цій статті поставимо акцент на ретроспективи.
Нашою гідессою буде Проєктна Менеджерка Innocode — Ольга Васюк. Вона розкаже як ці зустрічі можуть бути не тільки інструментом для покращення командної роботи, але і методом щоб стати ближче одне до одного.
То що, готові до ідей проведення “ретро” на порядок корисніше та веселіше ?:)
Навіщо та як
Маємо внутрішнє правило в Innocode “Always ask WHY 5 times”. Звісно, і без питання, навіщо потрібні ретроспективи, не обійшлось.
Дійшли до висновку, що ці зустрічі є важливою частиною ідентифікації команди, а не лише способом згенерувати кілька активностей для покращення процесів чи продукту, і тим більше не просто“галочкою” зі Scrum методології у кінці спринту. Саме ретроспективи є найкращою нагодою, щоб залучити людей до обговорення того сеттінгу, в якому ми проводимо значну частину свого життя, поліпшити спілкування, запобігти конфліктам та побудувати стосунки у команді загалом.
Як це працює? Через спілкування, яке провокують питання або каркаси (фреймворки), що стимулюють думки та сприяють обговоренню, айс-брейкінг заходи для відкриття ретро, ігри, активності для зміцнення команди, спільне розслаблення і просто весело проведений час разом.
Підготовка до Ретроспективи та перехід на ремоут
Підготовка до ретроспективи у Проєктної Менеджерки відбувається по різному та залежить від факторів та запитів, якими є:
- Наявність очевидних майл стоунів (цілей проекту чи команди).
- Подій, які варто проаналізувати: це може бути кінець спринту, чи завершення розробки певного функціоналу, командний реліз або інцидент, що потягнув за собою багато залежностей.
Також, для розуміння чи потрібна особлива підготовка до ретроспективи, є спостереження з попередньої зустрічі. Якщо бачите, що останнє ретро перетворюється у “в нас все добре пішли додому”, то варто оживити розмову, залучити до дискусії.
Після кожного з перелічених випадків варто готуватись і шукати активності, що “розрухають” команду.
З активностей, що особливо полюбились команді можна виділити обговорення значення смайликів та “ретро прогулянки” :)
Виявляється, що один і той самий смайлик 😊 може сприйматись кожним членом команди зовсім по різному і призвести до тридцяти хвилинної дискусії. Ця активність чудово демонструє як ми можемо по різному інтерпретувати інформацію, яку смайлики передають, а враховуючи, що спілкування команди, здебільшого, відбувається через робочі месенджери — це має значення.
Влітку команда ходить на так звані “ретро прогулянки”, під час яких їсть морозиво, розмовляючи в саду Юлієтки.
Звісно перехід з особистих зустрічей на ремоутні скоригував і формат їх проведення.
Довелось шукати інструменти, які б допомогли легше з командою взаємодіяти та замінили карточки (паперові листочки), які використовувались раніше при зустрічах офлайн.
Як працюють карточки і їхні замінники в онлайн світі?
Використовуючи паперові стікери можна записувати ідеї у зручному форматі брейншторму. Кожен пише свої, далі відбувається обговорення та формується план практичних дій.
У фізичному світі в нагоді стають не тільки папірці, але і дошки, а в онлайн світі це може бути спільний документ для редагування або готові інструменти для ретро зустрічей з додатковим приємним функціоналом, аля голосування або анонімність цих написів.
Підручним інструментом є звичний для нас Confluence, але він може затягувати час, бо комусь одному потрібно записувати інформацію поки решта спілкуються.
Ми практикуємо, щоб усе, що відбувається під час ретроспективи було проговорено не тільки усно, але і зафіксовано на письмі Це змушує до подальших дій та нічого не залишиться забутим, адже суть ретро в тому щоб зрозуміти, що нам зробити щоб жилось краще.
Що стосується командної підготовки до ретро, то команда готується, якщо активність передбачає їхню підготовку наперед :)
Тобто, якщо будуть розмови про минулий спринт — це очікувана річ, і при регулярних ретро, команда не потребує підготовки. Всі розуміють, про що буде йти мова, наприклад, про плюси і мінуси, що ми хочемо продовжити робити або навпаки припинити.
А бувають питання та теми, які варто якийсь час тримати в голові, щоб легше було потім про це спілкуватись. Тобто, Оля попереджає команду, якщо будуть відхилення від звичної рутини. Цими відхиленнями можуть бути зміна тематики ретро, обговорення певного інциденту, а не попереднього спринта чи фічі, яку команда робила.
Справа в тому, що ретро — це скоріше брейнштормінг зустріч, тому вона не вимагає чіткої адженди, списка питань, що ми збираємось обговорити, достатньо задати тему для роздумів і підготувати формат для обговорення.
Ретро з командою DevOps та чи потрібні ретроспективи в нетрадиційних командах?
Оскільки Ольга також є супер ПМом команди девопсів, то ми запитали чи вони також практикують ретроспективи :)
- Для команди DevOps ретроспектики також потрібні. Є складність в організації цієї зустрічі, адже девопси вічно зайняті. Основною причиною чому ретро їм не назначаються є також те, що вони не проектна команда, а скоріше об’єднана певною компетенцією і, знову ж таки, вони вічно зайняті.
Навіть дві-три ретро зустрічі уже допоможуть покращити внутрішню взаємодію і розподіл ролей в будь-якій команді. Головним ефектом таких початкових зустрічей мають стати узгоджені очікування, які потім допоможуть команді ефективніше розподіляти задачі та відповідальність.
А які сигнали/ознаки до того, що потрібне ретро саме зараз?
Це відчувається :) В ідеалі ретро-зустрічі мають бути регулярними. Одна на два тижні, або місяць. Коли ретроспективи стають звичними для команди, то вони дають значно кращі результати. Хоча б тому, що команда знає, що є час і місце, куди можна “принести” свої ідеї і побажання, і в процесі роботи акцентує на таких питаннях увагу, та запам’ятовує їх.
Яка в середньому тривалість ретро?
Колись колега мені казала “Оля не скорочуй ретро, це наш час, наша зустріч”. Зустріч зазвичай триває годину-півтори.
Емоції під час цієї зустрічі. Як справлятись/чи потрібно справлятись.
Ми всі емоційні люди і це одна з тих зустрічей, де це може проявлятись яскраво.
Для Олі ретро — це якраз спосіб знайти моменти, які заважають людям в роботі. Розговорити людей про ці моменти і навіть, якщо це буде емоційним вибухом, краще щоб він трапився, ніж щоб його не було взагалі. Всі ми дорослі люди з певними етичними установками і в Іннокоді ми не зустрічаємось з відкритою ворожістю, конфліктами. Проте коли фасилітатор стикається з такими речами, то навіть у цих випадках є способи спрямувати діалог в конструктивне русло.
Варіант перебігу подій, коли всі думають, що все добре і ретро можна закінчити тільки почавши. Як з цим боротись/приклади/інструменти? І чи може бути випадок, коли дійсно все добре?
Звісно може бути випадок, коли все добре і варто про це поговорити. Варто сказати, що саме добре, і що краще, ніж раніше.
Чи важливо на Ретро святкувати перемоги?
Винагорода та визнання — це перше :)
Часто ми схильні говорити про негативи і не схильні згадувати позитивні моменти. Команди Swoosh ta OK вже вміли “святкувати досягнення”, навіть найменші, але всі ми люди і іноді хочеться. щоб це робилось регулярніше. Або ми просто не задумуємось над позитивним у певний час і є потреба спровокувати такі думки. Тому Оля шукає, підбирає активності, що дозволяють в цьому напрямку думати. Дуже подобається, що команди погоджуються на більшість активностей, які досить особисті, можна навіть сказати такі, що не дають можливості приховати емоції. Іноді вголос сказати, за що ми один одного цінуємо та поважаємо, буває дуже корисно і водночас складно, та не в кожному колективі це сприймається на “ура”.
Як визначити чи ретро була ефективною?
Ефективність ретро варто оцінювати в сукупності: команда, продукт, проект, процес, кожна окрема людина, що працює в команді. Якщо все це в гармонії, то і ретроспективи дають ефект. Формальним показником ефективності ретро може бути певний план подальших дій, який після ретро з’являється.
Загалом не можна сказати, що одна ретро була ефективною, а інша ні. Це радше різні способи досягнення активної співпраці в команді.
Але головне, що хочеться підкреслити, — це те, що так чи інакше, будь-який формат слугує нам допомогою і має корелювати з нашим контекстом: зрілістю команди, ціллю ретроспективи й доступними ресурсами.
Спробуйте також подивитися на всі шаблони й інструменти, що ми використовуємо, не як на обмеження та рамки, а як на підґрунтя для розгортання вашої креативності, самобутності та причині цінувати вашу команду більше.
Натхненних ретроспектив усім!
Посилання:
https://www.funretrospectives.com/problems-actions/
https://adaptovate.com/creative-ways-to-run-a-retrospective-differently/
https://app.funretrospectives.com/dashboard
https://easyretro.io/dashboard
https://retromat.org/en/?id=106-51-50-88-77
“https://app.funretrospectives.com/dashboard https://easyretro.io/dashboard
